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SA8000社会责任管理体系的建立与运行
上海广顺企业管理有限公司   2014-05-30 15:48:30 作者:SystemMaster 来源: 文字大小:[][][]

     

SA8000社会责任管理体系的建立与运行

 

  建立社会责任管理体系,是公司实施SA8000认证的前提和基础。公司可以自己组织内部人员建立,必要时请外部咨询顾问机构协助。建立社会责任管理体系,必须以SA80002001国际标准为依据,以国家劳动法规和国际劳工标准为规范,建议利用ISO9000质量管理体系标准的框架,结合公司需要和行业特点,来建立企业社会责任管理体系。

 

  据了解,目前世界上没有社会责任特征完全相同的公司,各个公司的管理结构、所处的行业不同等,各企业不可能建立完全相同的社会责任管理体系。相应的体系所包含的内容以及建立体系的方法和过程也是不同的,关键是要确保体系与公司的特点和社会责任特征相符合,与公司建立社会责任管理体系的目标相符合。SA80002001 标准对管理体系只有原则性的要求,每个公司都可以根据各自的特点和需要,规范本企业的社会责任管理管理体系。中小企业在建立社会责任管理体系时,应考虑自身的实际情况和有限资源,做到简单而实用,与公司企业文化和经营战略有机结合。即使是规模、行业和产品相似的企业,也不要机械地照搬,这样一来会脱离企业的实际情况,给企业建立社会责任管理体系带来困难,运行起来也有一定的难度。

 

  本文以SA80002001标准要求为规范,参照国际劳工标准及ISO9000质量管理体系相关标准的要求,从帮助公司建立和运行社会责任管理体系的角度,对如何建立和维持社会责任管理体系进行简单的说明,并对建立体系过程中所涉及的几个关键环节给予重点介绍。

 

  当公司最高管理层决定建立SA8000社会责任管理体系后,就可以着手建立管理体系的工作。建立管理体系的具体步骤一般可包括:领导决策与准备、初始评审、体系策划与设计、体系文件编写、体系试运行、内部审核及管理评审等七个步骤。

 

一、领导决策与准备

  SA8000社会责任管理体系的建立和认证可以提高公司整体形象,展示公司的竞争优势,可以改善员工的工作和生活环境,不仅可以提高公司生产率,降低成本,还可以增强公司的竞争力,创造新的市场机会。在传统的企业文化和经营战略中,社会责任管理一直处于一种附属的状态,没有被放在优先考虑的位置,社会责任往往不如产品质量问题、生产问题、成本核算那样受到公司管理层及全体员工的重视。

 

  近几年,欧美国家的消费者对生产产品的工人的基本权利越来越关注,跨国公司对供应商的社会责任表现越来越重视,公司的社会责任表现与业务发展关系越来越密切,它已经成为公司竞争力的一个重要组成部分。因此,建立SA8000社会责任管理体系,首先需要公司最高管理者,如董事会、董事长、总经理等企业最高管理层作出决定,并承诺提供足够的资源,从最高管理者到一线员工的积极参与和支持。同时,最高管理者应该任命一名高级管理人员担任管理者代表,授权组建SA8000推行领导小组,全面负责社会责任管理体系的建立和维持工作。

 

二、初始评审

  初始评审是明确公司社会责任现状的一种手段,是对公司存在的社会责任问题、社会责任因素、社会责任影响、社会责任表现及有关管理活动进行的初始分析,以此作为公司建立管理体系的基础。评审人员应对公司过去和现在的社会责任状态和资料进行收集、整理和分析,获取并识别适用公司的法律法规和其他要求,识别社会责任因素,评价社会责任影响。通过初始评审,公司可以识别社会责任因素,评价重大社会责任因素,识别并获取适用于公司的法律法规及相关要求,总结公司社会责任管理经验和存在的问题,研究探讨社会责任的风险和机遇,在此基础上制定公司社会责任政策,制定社会责任目标、指标和管理方案,编写体系文件等建立体系的工作计划。公司应该根据自身情况和需要,决定是否和如何开展初始评审。大型公司和社会责任要求高的公司可以进行深度的初始评审,制定详细的方案,而小型公司可以采用简单的形式进行,避免浪费资源。对于基础管理较好的公司可以不必进行初始评审,根据SA80002001标准的要求,识别和获得使用的法律法规和其它方面的要求。

 

三、管理体系策划与设计

  完成初始评审之后,公司可以根据初始评审结果,结合公司的人力、物力和财力资源,着手进行社会责任管理体系策划和设计。社会责仟管理体系策划与设计主要包括各个环节,即确定社会责任政策、制定社会责任目标和指标、制定社会责任管理方案和根据需要调整组织结构。

 

四、制定社会责任政策

  社会责任政策是为公司确定总的指导方向和行动准则,它是评定一切活动的依据,是公司承担社会责任的公开声明,也是最高管理者支持社会责任活动的可见性证据。因此,公司的最高管理者应以良好的态度与方式制定社会责任政策,为建立和完善社会责任管理体系打下坚实的基础。社会责任政策的制定过程应有足够的资源支持,政策的语言风格应简洁、通俗、易于理解,避免使用专业性语言。政策中的目标应真实可信,体现公司的实际需求和能力,拟定的政策草案应予以评审。为了保证政策传递的信息清晰易懂,唤起员工的社会责任意识和责任感,让公司内部各层次员工参与评审则具有重要意义。

 

  起草社会责任政策时应充分考虑公司的社会责任现状、适用的法律法规及其他要求、利益相关者的意见、公司的宗旨、使命、价值观和信念。如果公司从属于一个更大的公司则应考虑满足母公司的社会责任政策要求,并获得认可。根据SA80002001标准的要求,社会责任政策应包括3个基本承诺、2个公开和!1个文件化。3个承诺,即遵守SA80002001标准的承诺、遵守法律法规和相关规章的承诺和不断改进的承诺;2个公开,即向公司内部员工公开和向外部公众公开;1个文件化,即社会责任政策应形成书面文件,而不仅仅是口头承诺,员示政策的严肃性和重要性。

 

  社会责任政策应结合公司的行业特征、地区特点和公司企业文化,针对公司社会责任特点,提出社会责任目标、指标的总体框架,这些总框架是对上述基本承诺的具体化。如果政策过于原则和空泛,没有体现公司的特性,让人感到适用于任何公司,那么政策对公司社会责任管理体系指导作用将会受到限制。社会责任政策应指明实现上述承诺的基本途径,即向全体员工传达文件化的社会责任政策并付诸实施,政策可被公众获取。

 

五、制定社会责任目标、指标和管理方案

  1、社会责任目标、指标的制定

  初始评审基本确定了检验社会责任表现改进的参照点,社会责任政策指明了社会责任管理的原则和努力方向,并提供了资源保障和承诺。下一步则是制定更具体的目标、指标和实现这些目标、指标的管理方案。SA80002001标准没有要求公司制定社会责任目标、指标和管理方案,但是,由于社会责任管理的复杂性,对于大型公司来说,制定目标指标和管理方案是非常有用的。制定社会责任目标和指标标准与劳工问题的解决社会责任目标是公司依据其社会责任政策制定的所要实现的总体目的,而指标则来自社会责任目标,是对目标的细化和分解,指标可以是公司整体的,也可以是局部的或部门的。

公司在制定社会责任目标和指标时,应满足社会责任政策的要求,还应充分考虑影响公司整体运行的其他重要因素,如可能出现的法律法规变化、利益相关者的意见、财政和其他方面的考虑等。为此,公司应分清轻重缓急确定优先项。如果公司在初始评审时采用了定量或半定量分析的方法,那么社会责任因素的得分就基本体现了公司社会责任目标应考虑的优先顺序。制定社会责任目标和指标的依据是公司社会责任政策、重大社会责任因素及其优先次序、法律法规及其他要求、人员素质、技术的、财务的和实施的可行性、商业机会、持续改进和利益相关者的意见。

 

  2、制定社会责任管理方案

  社会责任管理方案是实现目标,指标的行动计划,制定和执行管理方案是社会责任管理体系成功的关键。鉴于它涉及公司各种资源投入,公司各个部门都应该积极参与制定或评审管理方案,最高管理者应最终确认方案并监督方案的实施,确保管理方案在改善社会责任表现的同时,也能达到商业方面的目的。制定管理方案应至少满足以下要求:规定实现目标和指标的方法、时间表和财务预算;规定方案实施各个环节的负责部门和人员;按优先次序确定实施措施,同时应考虑将管理方案与公司现有的运行管理体系协调和统一。按照公司的惯例,一份书面的社会责任管理方案可以制作成一张清晰的一览表,表格的项目一般包括目标、指标、实施方法、负责部门和负责人、财务预算和时间期限。

 

六、调整组织结构,明确职责

  从制定社会责任政策到制定管理方案,公司关于社会责任的承诺已经具体化。下一步则要为实施方案和建立一个完整的社会责任管理体系划分职责和配备资源。建立和维持有效的社会责任管理体系,实现社会责任政策的承诺,完成社会责任管理方案的最关的因素是将社会责任管理职责分别划分给有关的部门,让各级管理人员和全体员工明白,履行社会责任的职责,遵守公司政策和程序,遵守劳动保护法规,是他们工作的一个部分,也是考核所有员工的一个重要指标。

 

  社会责任管理体系的运行涉及公司每个部门,公司应抓住体系设计的要求,按照严密、协调、高效、精简、统一的原则,调整公司内部机构,配备能胜任工作的管理人员,同时明确各机构的隶属关系以及协调方式,牢牢抓好体系的运行机制。社会责任管理体系是公司全面管理的有机组成部分,但是在传统企业管理中,社会责任管理常常孤立于整体管理之外,隔离于整个发展战略之外,没有得到应有的重视。为了持续改进公司社会责任表现,确保社会责任管理体系的成功运行,应将社会责任管理职能融入公司全面管理体系之中,在公司现有的整体组织结构中加入社会责任的功能,形成公司社会责任组织结构以及相对应的职责。

 

  同其他管理体系一样,社会责任管理体系的组织结构也包括四个主要要素,即稳定的组织架构图、清晰的工作职责描述,明确的汇报途径和程序,以及具体的行为规范和任务指标。组织结构最直接的功能是使全体员工明确“谁应做什么?”和“如何实施控制?”即“向谁请示和汇报,指示谁做什么和检查做得怎样?”公司在建立社会责任管理组织机构和划分职责时,最简单和最有效的办法是按照等级制度来安排。

 

  在职责划分时,应充分考虑初始评审确定的社会责任问题及负责部门,考虑目标、指标和管理方案,以避免职责的重复或出现空白。最高管理者应对公司社会责任表现和管理体系运行承担最终的责任。建立、实施和维持体系的工作一般由管理者代表负责。但是,公司社会责任管理不是管理者代表或者人事部经理一个人的职责,公司各级管理人员都应承担相应的职责,这是不可忽视的。划分职责的同时,还应授予相应的权力,提供相应资源保障,确保有效地履行职责。

 

七、管理体系文件编写

  社会责任管理体系的建立和有效运行需要一套文件化的管理制度和方法。编写体系文件是公司实施SA80002001标准、建立社会责任管理体系的一项基础性工作,也是公司达到预定的社会责任目标,实现持续改进必不可少的依据和见证。

 

八、社会责任管理体系试运行

  社会责任管理体系文件编写完成并经批准生效后,进入试运行阶段。试运行是体系运行的初期阶段,它和正式运行没有本质的区别,都是按管理体系手册、程序文件及技术规程等文件的要求,整体协调地执行。社会责任管理体系的试运行是执行社会责任管理体系文件、实现社会责任目标、保持社会责任管理体系持续有效和不断优化的过程,它将公司制定的社会责任政策、目标、方案及体系文件转化为具体的行动。试运行的目的在于在实践中检验体系的充分性、适用性和有效性。在试运行阶段,公司应加强体系运作力度,努力发挥体系本身具有的各项功能,及时发现问题,找出问题的根源,必要时及时修订体系。在认证审核之前的运行阶段往往称为试运行,在通过认证审核之后称为正式运行。体系的有效运行是依靠管理体系的组织结构进行组织协调、实施监督、执行考核、开展信息反馈,并通过内部审核和管理评审实现的。具体如下:

  1、员工培训

  SA80002000标准要求公司定期对员工进行培训和宣传,为新员工和临时工安排入职培训。员工培训是管理体系运行的首要环节,全体员工都应当了解SA80002001标准的要求、劳动保护法律法规和公司社会责任管理体系。当社会责任管理手册由最高管理者颁布、程序文件经相关经理批准后,应尽快安排公司各级管理人员进行学习。公司高层经理应着重掌握社会责任管理体系的原理、原则、功能以及控制的方法,部门经理应掌握本部门体系要素的工作内容,一般员工应着重掌握体系文件中涉及各自岗位的操作标准、规定和程序,以及标准和法律法规的基本要求。培训的目的在于提高全体员工的社会责任意识,鼓励全体员工参与社会责任工作,确保社会责任体系的有效运行。培训不必拘泥于形式,应注重实效,一些常用的方法有顾问讨论会、专题讨论会、专题讲座、电视录像等电化教学、案例教学、简报、墙报和宣传栏等。

  2、文件记录管理

  SA80002001标准对文件管理没有特别的要求,只要求公司保持适当的记录,证明公司符合标准的要求。小型公司的文件记录比较简单,大型公司的文件记录会复杂一些,需要建立和维持文件记录控制程序,确保文件记录妥善保存、适当标识、定期评审、及时修订。管理体系进入运行阶段后,应将所有体系文件分发到相关的层次和岗位,促使他们履行体系文件规定的程序和职责。管理体系运行过程中有许多信息需要记录和保存,记录应该完整、客观真实、字迹清晰、标识明确、具有可追溯性。记录文件应该妥善保存。社会责任管理记录是维护体系运行的信息资源,是最高管理层进行评审的重要依据,也是第三方审核机构重点关注的方面。

  3、体系运行与紧急反应

管理体系一旦进入运行阶段,公司所有成员必须遵照管理体系文件的要求执行。公司应根据政策、目标和指标的要求,确定与重大社会责任因素有关的运行和活动,针对这些活动制定计划和措施,确保它们在规定的条件下进行。以下几个方面应引起注意:

1 严格执行招工程序,避免招用童工,保护未成年工;

  (2)合理安排工作时间和休息休假,避免超时加班加点;

  (3 制定合理的工资标准,避免低于最低工资和拖欠工资;

  (4)定期检查安全卫生,及时整改安全隐患,避免发生意外事故;

  (5)制定合理的厂规和劳动纪律,确保公司制度合理合法;

  (6)有效监督供应商和分包商,防止供应商严重违反法规和标准;

  (7)工人代表与管理层的沟通是否定期举行,并产生积极效果。

  体系运行过程中可能出现意外事故和紧急情况,如火灾、洪水或重大伤亡事故,公司对可能出现的重大事故和紧急情况都应制定紧急反应计划,包括事故报告、紧急报警、现场指挥、对外沟通、急救和医疗救护、灭火、人员疏散和财产转移等。公司应该对紧急反映计划进行定期测试和演习,确保随时可以起动并有效运行。

  4、供应商、分包商和分供商的监控

  SA80002001标准要求公司对供应商、分包商和分供商进行有效的控制,确保它们满足标准的要求。公司应根据供应商、分包商和分供商控制程序,在评估和挑选供应商、分包商和分供商时,同时评估它们的社会责任表现及其管理水平,根据评估结果决定是否选用。公司还应进一步要求供应商、分包商和分供商作出书面承诺,承诺遵守SA80002001标准,承诺接受公司监督,承诺对不符合项及时采取补救行动。若有必要,应要求供应商、分包商和分供商时完整地向公司通报与其他供应商、分包商和分供商的业务关系。公司应定期访问并评估供应商、分包商和分供商的社会责任表现,评估资料应妥善保存,以便向第三方认证机构证明供应商、分包商和分供商遵守SA80002001标准。

 

九、内部审核

  社会责任管理体系经过一段时间的试运行,公司需要通过内部审核,检验管理体系是否有效运行,是否符合SA80002001标准要求和法律法规。在审核文件时重点关注和判断体系文件的完整性、符合性及一致性,在现场审核时重点关注体系功能的适用性和有效性,检查是否按体系文件要求运作。内部审核所涉及的内容是全方位的,内审员应对发现的问题进行汇总和分析,以判断这些问题的严重性,最终形成报告,报送管理者代表和最高管理层。与此同时,公司应着手纠正所发现的不符合项。

 

十、管理评审

  SA80002000标准要求公司从高管理者根据标准要求定期审查公司政策,措施和执行结果。在试运行阶段,最高管理者可以根据管理评审结果决定是否或者何时实施第三方认证。在通过SA80002001标准认证后,定期的管理评审可以确保体系的持续适用性、充分性和有效性。管理者代表应收集各方面的信息资料,包括内审报告,供最高管理层评审。作为对最高管理层评审的补充,各级管理者日常的评审也是必要和有效的,他们应关注各个部门的目标完成情况和程序文件的有效性,并与工人进行必要的沟通。

 

  开展管理评审应制定管理评审计划、程序和方法;评审会议前应完成内部审核,完成对内外沟通,完成供应商评估,收集足够的资料供会议评审;评审会议的决定、意见和建议应形成书面文件备案;评审会议后应根据需要,对公司政策、目标、程序和措施等要素进行必要的修正。管理评审的内容一般包括以下几点:

  1)社会责任政策的适用性和管理体系的有效性;

  (2)目标指标实现的程度;

  (3)运行结果与法律法规、管理体系文件的符合性和适用性;

  (4)公司生产经营活动变化及影响;

  (5)利益相关者的意见和建议;

  (6)其他需要持续改进的地方。

  管理评审会议由最高管理者或者其委任的管理者代表主持,高层经理、各部门负责人参加。管理者代表应将公司社会责任现状及其发展趋势,内部审核的结果和会议议程提前提交给评审会议成员。评审会议应对有关提案或问题作出明确决定,如体系内审结果、政策和目标的实施情况、体系的符合性和有效性、持续改进的承诺、有关纠正和预防行动以及利益相关方关注的问题等。管理评审在内部审核的基础上进行,但并不是每次内部审核之后都要进行管理评审,管理评审会议一般每年至少进行一次。

 


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